Votre cabinet comptable est-il prêt pour une nouvelle année comptable (2023) ?

Nouvelle année comptable - nieuw boekjaar
Au début d’une nouvelle année (comptable), vous devez mettre en ordre certaines questions administratives. Commencez la nouvelle année du bon pied et profitez-en également pour revoir vos processus.

Une nouvelle année (comptable) est l’occasion de réfléchir à vos projets pour l’année à venir. Est-ce que vous utilisez déjà toutes les fonctionnalités d’AdminPulse ? C’est peut-être le moment de vous y mettre ? 

Dans cet article, nous vous donnons un bref aperçu des choses à faire avant d’entamer la nouvelle année comptable et de celles que vous pouvez faire pour préparer votre cabinet comptable.
 

À faire absolument

Numérotation des factures

Avant de créer la première facture du nouvel exercice, assurez-vous que la numérotation des factures est correctement configurée. Découvrez ici comment configurer ceci dans AdminPulse.

Jours fériés

Veillez à ce que vos collaborateurs sachent quels jours fériés et quels jours fériés de remplacement sont prévus l’année prochaine. Vous devez les en informer avant le 15 décembre de l’année en cours. Voici un aperçu pratique.

Les collaborateurs ne doivent pas saisir eux-mêmes les jours fériés dans leurs enregistrements, AdminPulse les enregistre automatiquement.

Heures supplémentaires

Vous pouvez ajuster le solde des heures supplémentaires, par exemple le remettre à 0 lorsque vous les avez payées. Découvrez ici comment faire.

Définir correctement le statut et le type de vos dossiers relations

Pour calculer le prix de votre abonnement AdminPulse, nous tenons compte uniquement du nombre d’utilisateurs AdminPulse que comprend votre cabinet et du nombre de dossiers relations avec un statut client de type « société » ou « entreprise individuelle ». Évitez de payer trop cher : définissez correctement le statut et le type de vos dossiers. Inactivez les anciens clients en saisissant la date de fin. Ainsi, ils ne seront pas repris inutilement dans le calcul.

Statut : client, prospect ou autre

Chaque dossier de relation possède un champ « statut » qui vous permet de choisir entre client, prospect ou autre.

  • Si vous voulez pouvoir associer des heures ou des frais à une relation, choisissez le statut « prospect » (*) ou « client ».
  • Si vous souhaitez pouvoir créer des factures pour cette relation, choisissez « client ».
  • Attribuez à toutes les autres relations la valeur « autre » (*).

(*) ces dossiers de relation sont gratuits

Type de relation : société, entreprise individuelle ou personne

Les dossiers relations comportent également un champ « type de relation » qui vous permet de choisir entre société, entreprise individuelle ou personne.

  • Par « société », AdminPulse entend les personnes morales.
  • Une « entreprise individuelle » est une personne physique avec un numéro d’entreprise
  • Toutes les autres relations sont des « personnes » (elles sont gratuites)

Exemple de calcul du prix de l’abonnement

Un cabinet compte trois utilisateurs et 110 clients de type société ou entreprise individuelle dans AdminPulse. Il possède également 300 autres dossiers relations, dont de nombreux prospects.
Ce cabinet paiera uniquement pour trois utilisateurs et deux paquets supplémentaires de dossiers relations sur la prochaine facture.

 Vous trouverez ici les prix des abonnements AdminPulse.

À faire éventuellement

Une nouvelle année est le moment idéal pour réfléchir à vos rêves, à vos attentes et à la réalité. Voici d’ores et déjà quelques conseils :

Automatisez ce qui peut l’être

Arrêtez de saisir manuellement ce qui peut l’être automatiquement. Vous éviterez ainsi beaucoup de travail inutile et réduirez le risque d’erreurs. Grâce aux intégrations, AdminPulse peut échanger des données avec tout autre logiciel qui le permet. La plupart des autres cabinets AdminPulse, par exemple, utilisent l’intégration avec eStox, avec un fournisseur de signature numérique ou avec Codabox . Vous trouverez ici un aperçu des intégrations avec AdminPulse.

Facilitez les paiements

Mettez un code QR sur vos factures. Vos clients pourront ainsi payer plus facilement et vous vous faciliterez la vie : tous les détails du paiement sont remplis automatiquement. La déduction automatique des paiements est également possible. AdminPulse peut placer lui-même des codes QR sur vos factures. Si vous souhaitez encore plus de fonctionnalités, vous pouvez utiliser l’intégration avec Twikey ou POM. Découvrez tous les détails ici.

Adaptez vos prix

Vos prix sont-ils encore corrects ? Vos coûts ont très probablement augmenté, comme ceux de tout le monde. N’est-il pas temps d’ajuster vos prix ? Rien de plus facile dans AdminPulse : ouvrez les tableaux de prix, sélectionnez les prix que vous souhaitez ajuster et cliquez sur le bouton « Modifier le montant € ».

Vous facturez selon un système de montants forfaitaires ? Vous pouvez également les modifier facilement, découvrez ici comment le faire.

Coût interne

Si les salaires augmentent, vous devez également adapter le coût interne relatif à vos collaborateurs, sinon votre rentabilité ne sera plus correcte.

Diversifiez

Vous pouvez pratiquer des prix différents pour différents (groupes de) clients ou collaborateurs. Cet article vous explique comment faire.

Passez à la facturation forfaitaire

Vous investissez pour pouvoir travailler mieux et plus vite. Lorsque vous facturez à l’heure, vous vous tirez une balle dans le pied ! Le tarif horaire est également moins intéressant pour les clients :

  • Ils ne savent pas à quoi s’attendre ;
  • Les clients sous-estiment le temps que prend un travail et ont vite tendance à trouver votre travail trop cher ; 
  • Si vous travaillez plus lentement, ils doivent payer plus. Cela suscite de la méfiance.

Il est préférable d’offrir des services à des prix fixes. Pour calculer ces prix, vous ne vous basez pas seulement sur le temps dont vous pensez avoir besoin, mais surtout sur ce que le service vaut pour votre client. Vous dissociez ainsi le temps et le prix. 

Il est même préférable de demander au client une avance sur (une partie) des services à fournir. Cela renforce l’engagement du client et sa motivation à mener à bien le projet : il a en effet déjà investi de l’argent dans ce projet. 

Enregistrez tout de même le temps passé sur un travail afin de savoir si les prix fixes sont corrects.

Découvrez comment configurer ceci dans AdminPulse.

Établissez des budgets

Est-ce que le nombre d’heures prévues pour une relation est suffisant ? Et est-ce que vous rentrez dans vos frais ?

En établissant des budgets pour vos relations, vous pourrez facilement en assurer le suivi et être ainsi toujours au courant de la situation. Vous pouvez établir des budgets en euros ou en heures.

Découvrez ici comment établir des budget

Bonne Année 2023

L’équipe d'AdminPulse et – par extension – tous les collaborateurs Syneton vous souhaitent, à vous et votre famille, de joyeuses fêtes et une excellente année 2023 !

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