Pourquoi créer votre propre cabinet comptable ?
Nous avions toujours caressé l'idée de monter une affaire ensemble.
Dans la pratique, nous avons également vu beaucoup de choses qui pourraient être améliorées. Nous avons voulu proposer un concept différent. Nous pensons que la nouvelle génération de comptables doit se débarrasser de l'image du "comptable ennuyeux". Une approche moderne et efficace, de la numérisation, de l'automatisation et de la comptabilité en temps réel est donc indispensable.
De nombreux cabinets comptables travaillent encore de façon traditionnelle, au rythme du délai des déclarations. Or, que remarque-t-on dans la pratique ? Une fois arrivé le mois des déclarations, c’est le grand rattrapage : il faut tout rassembler et traiter en une fois. Et s’il manque quelque chose, il faut le demander et l’intégrer dans les plus brefs délais.
À l’ère du numérique, tout cela ne devrait-il pas être beaucoup plus facile et transparent ?
Nous utilisons des logiciels et des outils en nuage qui nous permettent de coopérer en toute transparence avec les clients. Nous nous chargeons également de former nos clients afin qu'ils remettent directement leurs documents au lieu de les regrouper et de les transmettre par lots plus volumineux. De cette façon, nous réduisons notre charge de travail et le client est assuré que tout sera livré à temps. Donc moins de maux de tête. Ils ont également la possibilité de créer leurs factures de vente sur notre portail, ce qui élimine une partie du travail de saisie pour nous. Grâce à ce concept en temps réel, nous pouvons facilement garder un œil sur tout et assister le client si nécessaire.
Quand avez-vous ouvert votre cabinet comptable ?
La société a été fondée en avril 2022. Nous étions déjà certifiés comme comptables fiscaux à titre individuel, mais ce n’était pas encore le cas de la société. Nous avons donc introduit une demande auprès de l’ITAA. Notre certification a été officiellement publiée début juin, ce qui correspond au lancement officiel de notre activité.
Quel parcours professionnel avez-vous suivi avant de vous lancer ?
Nous avons tous deux suivi un parcours similaire : études secondaires commerciales, puis Licence en Comptabilité et Fiscalité. Après le baccalauréat, nous avons rejoint un cabinet comptable tout en suivant une formation en Sciences Fiscales en cours du soir pour nous spécialiser davantage dans le droit fiscal national et international.
Il nous a donc fallu, pendant deux ans, travailler en journée et suivre des cours à Bruxelles le soir. Enfin, nous avons effectué notre stage et passé les examens nécessaires à l'ITAA pour obtenir notre accréditation en tant que comptables fiscaux.
Actuellement, en plus de notre formation continue, nous suivons une formation de Business Intelligence & Data Analytics.
J’ai travaillé pendant près de sept ans au sein du cabinet comptable où j’ai débuté
- et moi, pendant presque quatre ans.
Nous avons ensuite décidé de monter notre propre cabinet.
Quels ont été les principaux obstacles lors du démarrage ?
Les frais de démarrage et travaux de préparation. Bien sûr, cela dépend de la façon dont vous procédez. Il se peut que vous puissiez reprendre un certain nombre de dossiers ou apprendre le métier chez quelqu’un qui arrête sous peu. Les obstacles rencontrés sont alors différents.
Nous avons décidé de partir de zéro et de tout préfinancer nous-mêmes. L'équipement, les bureaux, les logiciels et le matériel, tout ce dont vous avez besoin. C'est sorti de notre poche et il faut voir si on peut le récupérer.
D'avril à juin, nous nous sommes attelés au travail de préparation : faire les analyses nécessaires, élaborer les procédures internes et les flux de travail, examiner ce dont nous avions besoin, etc.
Nous avons discuté avec presque tous les fournisseurs de logiciels en Belgique. Nous avons visité le Forum for the Future, nous sommes allés partout ! Nous avons étudié les logiciels et outils dans le cloud dont nous avions besoin pour optimiser à la fois nos opérations internes et la collaboration avec nos clients.
L’achat du matériel n’a pas été une sinécure : en raison de la crise des puces électroniques, nous avons eu du mal à nous faire livrer les ordinateurs qui répondaient à nos besoins. Nous avons dû agir en toute rapidité pour recevoir nos ordinateurs.
Bien entendu, nous avons également établi un plan financier pour vérifier quels étaient nos frais fixes et variables, combien de temps il nous faudrait pour récupérer notre investissement, combien de temps nos fonds propres nous permettraient de tenir, etc. Tout cela comporte bien sûr un certain risque, mais comme indépendant, il faut prendre des risques.
Certaines choses vous ont-elles surpris ?
Nous nous attendions à ce que l’afflux de nouveaux clients soit plus lent. Que la nouvelle se soit répandue si rapidement et que nous ayons déjà eu pas mal de clients avant de véritablement démarrer, cela nous a surpris. C’était une bonne chose, bien sûr, mais cela signifiait également que toutes nos procédures devaient être bien en place dès le départ. Disposer du bon logiciel et des bons processus de travail est alors très important, sinon c’est encore une perte de temps supplémentaire.
Comment faites-vous pour que tout roule comme sur des roulettes ?
Nous informons les nouveaux clients de notre concept et du fait que nous travaillons de façon entièrement numérique. Nous leur indiquons clairement que nous n'acceptons pas les factures ou documents papier.
Une fois qu’ils ont décidé de devenir client, nous réglons toutes les formalités : la rédaction de la lettre de mission, procurations, etc. Ces documents sont transmis avec un manuel clair pour l'attribution des procurations fiscales via eID ou Itsme. Tous nos documents sont signés numériquement avec la carte d’identité. Nos documents comportent un champ pour la signature. De cette façon, tous les documents que nous recevons sont valides. AdminPulse remplit alors automatiquement la fiche client et crée des tâches.
La collaboration ne prend véritablement effet qu’une fois que tout est vert et 100 % complet dans AdminPulse. Par exemple, si certains documents anti-blanchiment doivent encore être signés ou si un élément est encore en rouge, nous nous en occupons en priorité. Un des gros avantages d’AdminPulse, c’est qu’il permet de suivre tout cela et de voir la progression.
Cela nous facilite la tâche et nous rassure sur le fait que le dossier est complet. La communication avec les parties tierces est également simplifiée, car nous détenons les procurations et les documents nécessaires dès le départ.
Une fois le démarrage complet dans AdminPulse terminé, nous activons le portail client. Après notre démonstration en ligne, la collaboration peut alors se lancer.
Pour nos opérations quotidiennes, nous avons mis au point un flux de travail interne et nous avons conclu des accords clairs à ce sujet, également pour l'avenir.
Pour que tout roule comme sur des roulettes, il faut donc impérativement établir des procédures internes et disposer d’un bon aperçu des progrès réalisés. Si vous donnez des réponses claires aux questions : qui, quoi, quand, pourquoi et comment, il y a peu de chance que les choses tournent mal.
Nous sommes tous des êtres humains et tout le monde peut commettre des erreurs, mais nous devons tout de même faire de notre mieux pour éviter autant que possible ces erreurs humaines. De cette façon, vous évitez aussi le stress et le chaos dans une profession où certaines réglementations conduisent déjà à une bureaucratie kafkaïenne. Avec des accords clairs et l'automatisation de certaines étapes, nous pensons que vous pouvez éviter pas mal de problèmes et que tout peut se dérouler plus efficacement.
Quel est le but que vous vous êtes fixé ?
Pour nous, offrir un bon service et la satisfaction du client est primordial. Offrir une comptabilité en temps réel à tous les clients, quelle que soit la taille ou la forme de leur entreprise, est, selon nous, "la prochaine étape" vers la modernisation de notre profession.
Le client ne doit pas non plus avoir l'impression que nous sommes occupés. Par exemple, je ne devrais pas dire au téléphone : « Désolé s’il m’a fallu une semaine pour répondre à votre e-mail, mais j’étais occupé. » Si un client a une question ou a besoin d'aide, c'est prioritaire.
Comment décrochez-vous de nouveaux clients ?
Le bouche-à-oreille revêt une grande importance. Les jeunes échangent leurs méthodes de travail. Notre présence en ligne est également très importante. Sur notre site web, nous nous présentons comme un cabinet comptable moderne. Nous élargissons aussi notre présence sur la toile en publiant des blogs et des articles.
Notre portail client attire également les jeunes. Les clients peuvent facilement scanner et télécharger des documents avec leurs smartphones. Ils voient directement que nous l’avons reçu, ils n’ont pas à s’en inquiéter. Cela facilite la tâche du client, qui n'a plus besoin de tout classer ou de le conserver physiquement quelque part. L'ensemble de l'administration est centralisée et toujours disponible. Ainsi, nous recevons tout à temps et pouvons tout traiter dans les délais. C’est du gagnant-gagnant !
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