Waarom wilden jullie zelf een accountantskantoor beginnen?
We hebben altijd al met de gedachte gespeeld om samen een bedrijf te runnen.
In de praktijk zagen we ook een heleboel zaken die beter konden. Wij wilden met een ander concept komen. We vinden dat de nieuwe generatie accountants het imago van de ‘saaie boekhouder’ moet wegwerken. Een moderne en efficiënte aanpak van digitalisering, automatisering en realtime accounting is dus een must.
Veel boekhoudkantoren werken nog klassiek, gedreven door de deadlines van de aangiftes. Wat zie je dan in de praktijk? In de maand van de btw-aangifte moet er een inhaalbeweging gebeuren, alle documenten worden in één keer binnengehaald en verwerkt. Ontbreekt er nog iets, dan moet dat nog opgevraagd en verwerkt worden binnen die hele korte termijn.
In dit digitaal tijdperk moet dat toch allemaal veel makkelijker en transparanter kunnen?
We maken gebruik van cloud software en tools om transparant te kunnen samenwerken met de klant. We leiden onze klanten daarin ook op zodat ze hun documenten direct bezorgen in plaats van deze te bundelen en in grotere batches door te sturen. Zo verlagen wij onze werkdruk en de klant is er zeker van dat alles tijdig bezorgd werd. Minder kopzorgen dus. Ze kunnen ook hun verkoopfacturen in het portaal aanmaken, waardoor er een gedeelte van het inputwerk wegvalt voor ons. Dankzij dit realtime concept kunnen we alles gemakkelijk monitoren en kunnen we de klant bijstaan waar nodig.
Wanneer zijn jullie met het accountantskantoor gestart?
De vennootschap is opgericht in april 2022. Wij hadden onze erkenning als fiscaal-accountants al, maar de vennootschap moest nog erkend worden. Dat hebben we aangevraagd bij het ITAA en begin juni werd onze erkenning officieel gepubliceerd. Vanaf toen zijn we dan officieel van start gegaan.
Wat was jullie loopbaan voordat jullie als zelfstandige accountant begonnen?
We hebben allebei ongeveer hetzelfde traject gevolgd: Handel in het middelbaar, daarna Bachelor Accountancy-Fiscaliteit. Na de bachelor zijn we van start gegaan in een accountantskantoor en intussen ook begonnen met de studie Fiscale Wetenschappen in Brussel om ons verder te specialiseren in de nationale en internationale fiscale wetgeving.
Gedurende deze studies hebben we dus twee jaar overdag gewerkt en ‘s avonds lessen gevolgd in Brussel. Uiteindelijk hebben wij onze stage en de nodige examens afgelegd bij het ITAA om onze erkenning als Fiscaal-Accountants te krijgen.
Op dit moment volgen we naast onze permanente vorming nog een opleiding Business Intelligence & Data Analytics.
Ik heb bijna 7 jaar bij het accountantskantoor gewerkt waar ik gestart ben
- en ik bijna 4 jaar.
Daarna hebben we besloten om zelf van start te gaan.
Wat waren de grootste obstakels bij de opstart?
De opstartkosten en het voorbereidingswerk. Dat is natuurlijk afhankelijk van hoe je opstart. Het kan zijn dat je een aantal dossiers kan overnemen, of dat je je ergens kan gaan inwerken bij iemand die klaarstaat om overgenomen te worden. Dan kom je andere obstakels tegen.
Wij hebben besloten om vanaf nul te beginnen en alles zelf voor te financieren. De uitrusting, de offices, de soft- en hardware, alle zaken die je nodig hebt. Dat kwam uit onze eigen pocket en dan moet je zien dat je dat kan terugverdienen.
Van april tot juni zijn we eigenlijk volledig bezig geweest met het voorbereidingswerk: de nodige analyses maken, de interne procedures en workflows uitwerken, bekijken wat we nodig hadden, enz.
We hebben met bijna alle softwareleveranciers in België gesproken. We zijn naar het Forum for the Future geweest, we zijn overal geweest! We bestudeerden welke cloud software en tools we nodig hadden om zowel onze interne werking als de samenwerking met de klant te optimaliseren.
De nodige hardware kopen was ook erg moeilijk, want door de crisis in de chipindustrie waren er leveringsproblemen met de computers die aan onze voorwaarden voldeden. We moesten echt snel zijn om onze computers vast te krijgen.
Uiteraard hebben we ook een financieel plan gemaakt om na te gaan wat onze vaste en variabele kosten zijn, hoelang gaat het duren om de investeringen te recupereren, hoelang kunnen we met ons eigen geld verder, enz. Aan zo’n opstart hangen inderdaad risico’s, maar als zelfstandige moet je wat risico’s nemen.
Zijn jullie zaken tegengekomen die je niet had verwacht?
We hadden verwacht dat de instroom van nieuwe klanten trager zou verlopen. Het was een verrassing dat het zo snel rondverteld werd en dat we al heel wat klanten hadden voordat we echt van start konden gaan. Dat was natuurlijk positief, maar het betekende ook dat alle procedures meteen efficiënt moesten verlopen. Dan is het belangrijk dat je de juiste werkprocessen en software voorziet, want anders verlies je daar weer tijd aan.
Hoe zorgen jullie dat alles op rolletjes loopt?
We vertellen nieuwe klanten over ons concept en dat we volledig digitaal werken. We maken ze duidelijk dat we geen papieren facturen of documenten aanvaarden.
Zodra ze besluiten klant te worden, brengen we alle formaliteiten in orde zoals de opmaak van de opdrachtbrief en de volmacht. Deze documenten worden samen met een overzichtelijke handleiding voor de toewijzing van de digitale fiscale mandaten doorgestuurd. Onze documenten worden bij voorkeur elektronisch ondertekend met de identiteitskaart. We voorzien op onze documenten een zone voor dergelijke elektronische ondertekening, zo krijgen wij alles geldig binnen. Het klantdossier in AdminPulse wordt dan ook automatisch vervolledigd en de nodige taken worden aangemaakt.
Wij gaan pas een samenwerking aan als in AdminPulse alles op 100% en in het groen staat. Als er bijvoorbeeld nog anti-witwasdocumenten getekend moeten worden of als er nog iets in het rood staat, dan gaan we daar eerst achteraan. Een groot voordeel van AdminPulse is dat je alle stappen kan opvolgen en dat je de progressie kan zien.
Dat maakt voor ons het werk ook gemakkelijker en zijn we gerustgesteld dat het dossier volledig is. De communicatie met externe partijen gebeurt eveneens probleemloos aangezien wij de nodige volmachten en documenten vanaf het begin in bezit hebben.
Nadat de volledige opstart in AdminPulse achter de rug is, gaan we over naar het opzetten van het klantenportaal. Na onze online demo kan de samenwerking dan definitief starten.
Voor onze dagelijkse werking hebben we een interne workflow uitgewerkt en daar duidelijke afspraken over gemaakt, ook naar de toekomst toe.
Dus om alles op rolletjes te laten verlopen zijn interne procedures en het zicht hebben op de vooruitgang en de stand van zaken zeer belangrijk. Als je duidelijke antwoorden geeft op de vragen: wie, wat, wanneer, waarom en hoe, dan kan er weinig verkeerd gaan.
We zijn allemaal mensen en iedereen kan zich uiteraard eens vergissen, maar toch moeten we ons best doen om die human errors zoveel mogelijk te voorkomen. Zo vermijd je ook stres en chaos in een beroep waarin bepaalde regelgevingen al leiden tot kafkaëske bureaucratie. Met duidelijke afspraken en het automatiseren van bepaalde stappen vermijd je volgens ons al redelijk wat problemen en kan alles efficiënter verlopen.
Wat is jullie doel?
Voor ons staat het aanbieden van een goede service en de tevredenheid van de klant op de eerste plaats. Het aanbieden van realtime accounting aan alle klanten, ongeacht de grootte of de vorm van de onderneming, is volgens ons ‘the next step’ naar de modernisering van ons beroep.
De klant mag ook niet voelen dat wij het druk hebben. Ik mag bijvoorbeeld niet aan de telefoon zeggen ‘Sorry, die mail is een week blijven liggen omdat ik het druk heb’. Als een klant een vraag heeft of hulp nodig heeft, dan heeft dat prioriteit.
Hoe komen jullie aan nieuwe klanten?
Mond-tot-mond reclame is super belangrijk. Jonge mensen spreken onder elkaar over hoe ze werken. Onze online aanwezigheid is ook heel belangrijk. Op onze website presenteren we ons als modern accountantskantoor en via blogs en artikels breiden we onze presentie op het web ook uit.
Het klantenportaal trekt ook jonge mensen aan. Klanten kunnen makkelijk met hun smartphone documenten inscannen en opladen. Ze zien direct dat het bij ons aangekomen is en hoeven zich daar verder geen zorgen over te maken. Dit maakt het voor de klant makkelijker, want die hoeft niet meer alles te klasseren of ergens fysiek te bewaren. De volledige administratie wordt gecentraliseerd en is altijd beschikbaar. We krijgen zo alles op tijd binnen waardoor de verwerking snel en tijdig kan gebeuren, het is dus een win-winsituatie!
Lees ook de volgende delen in deze serie:
- Dit jonge accountantskantoor werkt volledig digitaal
- De tarieven van dit accountantskantoor staan gewoon op hun website
Comments