Een nieuw (boek)jaar is een moment om eens stil te staan bij je plannen voor het komende jaar. Gebruik je alle mogelijkheden van AdminPulse al? Misschien is dit het moment om daarmee te starten?
Deze post geeft je in het kort een overzicht van dingen die je moet doen voordat je in het nieuwe boekjaar begint en zaken die je zou kunnen doen om je accountantskantoor weer een stap verder te laten zetten.
Dit doe je zeker
Factuurnummering
Voordat je de eerste factuur in het nieuwe boekjaar maakt, moet je ervoor zorgen dat de factuurnummering juist ingesteld staat. Hoe je dat in AdminPulse doet, lees je hier.
Feestdagen
Zorg dat je medewerkers weten welke feestdagen en vervangende feestdagen er volgend jaar zijn. Je moet ze dit laten weten voor 15 december van het huidige jaar. Hier vind je een handig overzicht.
Medewerkers hoeven feestdagen niet zelf in te geven in hun registraties, AdminPulse registreert feestdagen automatisch.
Overuren
Je kan het saldo van overuren aanpassen, bijvoorbeeld terug op 0 zetten als je ze uitbetaald hebt. Hier lees je hoe je dat doet.
Status en type van jouw relatiedossiers juist zetten
Voor de berekening van jouw AdminPulse abonnementsprijs kijken we alleen naar het aantal AdminPulse gebruikers binnen jouw kantoor en het aantal relatiedossiers met status 'klant' van het type ‘bedrijf’ of ‘eenmanszaak’. Voorkom dat je teveel betaalt: zet de status en het type van je dossiers juist. Zet ex-klanten op inactief door de einddatum in te vullen, zo worden ze niet onnodig meegenomen in de berekening.
Status: klant, prospect of andere
Elk relatiedossier heeft het veld 'status', waarin je kan kiezen tussen klant, prospect of andere.
- Wil je tijd of kosten kunnen koppelen aan een relatie, kies dan de status 'prospect' (*) of 'klant'.
- Wil je facturen voor deze relatie kunnen maken, kies dan 'klant'.
- Zet alle overige relaties op 'andere' (*).
(*) deze relatiedossiers zijn gratis
Type relatie: bedrijf, eenmanszaak of persoon
Relatiedossiers hebben ook het veld 'type relatie', waarin je kan kiezen tussen bedrijf, eenmanszaak of persoon.
- Onder 'bedrijf' verstaat AdminPulse rechtspersonen.
- Een 'eenmanszaak' is een natuurlijke persoon met een ondernemingsnummer
- Alle overige relaties zijn 'personen' (deze zijn gratis)
Voorbeeld berekening abonnementsprijs
Een kantoor heeft 3 gebruikers in AdminPulse en heeft 110 klanten van het type bedrijf of eenmanszaak. Daarnaast hebben ze nog 300 andere relatiedossiers, waaronder veel prospecten.
Dit kantoor zal bij een volgende factuur alleen betalen voor 3 gebruikers en 2 extra pakketten relatiedossiers.
Hier vind je de abonnementsprijzen van AdminPulse.
Dit kan je ook nog doen
Een nieuw jaar is hét moment om stil te staan bij je dromen, je verwachtingen en de werkelijkheid. Hier zijn alvast een paar tips:
Doe automatisch wat automatisch kan
Stop met manueel invoeren wat automatisch kan. Je bespaart er een hoop overbodig werk mee en je verkleint de kans op fouten. Via integraties kan AdminPulse gegevens uitwisselen met alle andere software die dat kan. De meeste andere AdminPulse kantoren gebruiken bijvoorbeeld de integratie met eStox, met een digitale handtekening provider en met Codabox. Je vindt hier een overzicht van de integraties met AdminPulse.
Maak het makkelijk om je te betalen
Zet een QR-code op je facturen. Je maakt het je klanten zo makkelijk om je te betalen én je maakt het jezelf makkelijk: alle gegevens voor de betaling zijn automatisch ingevuld. Zo kan afpunten van betalingen ook automatisch gaan. AdminPulse kan zelf QR-codes op je facturen zetten. Als je nog meer functionaliteiten wil, kan je de integratie met Twikey of POM gebruiken. Lees er hier alles over.
Pas je prijzen aan
Kloppen jouw tarieven nog wel? Jouw kosten zullen net als die van iedereen gestegen zijn. Tijd om je prijzen aan te passen. In AdminPulse is dat eenvoudig: open de prijstabellen, selecteer de prijzen die je wil aanpassen en klik op de knop "€ Bedrag aanpassen".
Factureer je via forfaits? Die kan je ook makkelijk aanpassen, lees hier hoe je dat doet.
Interne kostprijs
Als de lonen stijgen, moet je ook je interne kostprijs van je medewerkers aanpassen, anders klopt je rentabiliteit niet meer.
Diversifiëren
Je kan verschillende prijzen hanteren voor verschillende (groepen) klanten of medewerkers. Dit artikel legt uit hoe je dat doet.
Start met forfait facturatie
Jij investeert zodat je beter en sneller kan werken. Als je uurtje-factuurtje factureert, snijd je jezelf in je vel! Uren maal tarief is ook voor klanten minder interessant:
- ze weten op voorhand niet waar ze aan toe zijn
- klanten onderschatten hoeveel tijd iets kost en vinden jouw werk snel te duur
- als jij trager werkt, moeten zij meer betalen. Dit voedt argwaan.
Het is beter om diensten via vaste prijzen aan te bieden. Bij de berekening van deze prijzen baseer je je dan niet alleen op de tijd die je denkt nodig te hebben, maar vooral ook op wat de dienst waard is voor jouw klant. Zo ontkoppel je tijd en prijs.
Het is nog beter om de klant een voorschot voor (een gedeelte van) de te leveren diensten te vragen. Dit verhoogt de betrokkenheid en de motivatie van de klant om het project tot een goed einde te brengen: hij heeft er immers al geld ingestoken.
Registreer nog wel de gepresteerde tijd, zodat je weet of de vaste prijzen correct zijn.
Lees hier hoe je dit instelt in AdminPulse.
Stel budgetten op
Kom je toe met het aantal uren dat je voor een relatie voorziet? En brengt het ook wat op?
Als je voor je relaties budgetten instelt, kan je dat makkelijk opvolgen en ben je steeds op de hoogte van de stand van zaken. Je kan budgetten instellen in euro’s of in uren.
Lees hier hoe je budgetten instelt
Happy 2023
Het AdminPulse team en bij uitbreiding heel Syneton wensen jou en je familie fijne feestdagen en een gelukkig 2023!
Comments